雲南省杭州商會檔案管理(lǐ)制度

   目的(de)和(hé)範圍：建立本會檔案立卷、歸檔、整理(lǐ)、保管、利用、銷毀程序，确保商會檔案完整、齊全、高(gāo)質、檔案資源妥善保管、有效利用和(hé)持續補充，程序适用于涉及檔案工作的(de)所有部門及個人。

一(yī)、職責：

（一(yī)）商會檔案按統一(yī)領導、分級管理(lǐ)的(de)辦法進行組織管理(lǐ)，即我會辦公室主任負責商會檔案的(de)總體管理(lǐ)及指導、監督和(hé)檢查；

（二）檔案員負責具體檔案立卷歸檔工作，包括會員信息、會員檔案、內(nèi)部文件等；

（三）鑒于财務檔案的(de)特殊性，商會财務檔案由會計人員自(zì)行管理(lǐ)；

（四）鑒于人事檔案的(de)特殊性，商會人事檔案由指定專人按集中管理(lǐ)、嚴格保密的(de)原則進行管理(lǐ)；

二、檔案分類

（一(yī)）文書檔案：指在商會日常工作中産生的(de)收發文件、自(zì)制文件，以及會議記錄、會議紀要保存價值的(de)普發性內(nèi)外部文件；

（二）合同檔案：指在商會日常工作或活動中所形成的(de)合同（協議）性質的(de)文件資料；

（三）财務檔案：指商會在日常工作中所形成的(de)會計憑證、賬簿、财務報告等具有保存價值的(de)會計核算資料；

（四）人事檔案：指商會專職工作人員在應聘、訂立勞動合同、轉正、考評、薪資确定、獎懲、晉升、辭退等人事活動中所形成的(de)反映個人基本情況、工作表現的(de)個人資料；

（五）聲像檔案：指在商會日常活動中形成的(de)有保存價值的(de)、以音像或圖像記錄在特殊載體上的(de)并配有文字說明的(de)曆史記錄資料；

（六）電子(zǐ)檔案：指在電腦中保存的(de)各種電子(zǐ)文檔、資料。

三、管理(lǐ)實施

（一(yī)）立卷歸檔：每年(nián)初，由檔案管理(lǐ)人員根據當年(nián)度商會文件情況，預計本年(nián)度可(kě)能形成的(de)文件類型，拟制或修訂立卷類目；并将空白的(de)文件清單置于該類目文件最前面，随時将已發放完畢的(de)文件按已編好的(de)類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件形成日期的(de)先後順序以及收進卷內(nèi)的(de)日期随時填寫文件清單。

（二）商會工作人員向檔案管理(lǐ)員交檔案資料時，均需附上移交清單，一(yī)式兩份；移交時，雙方進行清點簽收，并各自(zì)保存一(yī)份。

文件要注意保持字迹清晰、人數完整，防止發生黴變等；複寫件、圓珠筆(bǐ)書寫件或傳真件等均應重新複印存檔；

文件收發人員根據實際工作需要保存文件，但檔向案管理(lǐ)人員移交檔案時，則應按規定的(de)歸檔範圍進行；

會計檔案按會計檔案管理(lǐ)規定執行。

（三）商會內(nèi)部人員借閱檔案的(de)，須填寫《檔案借閱登記表》，根據文件密級，經副秘書長(cháng)、辦公室主任同意後方可(kě)借閱檔案；閱畢及時歸還，歸還時，檔案管理(lǐ)人員必須當面清點檔案頁數、查看有無損壞情況後再入檔；非本會會員借閱、借出檔案的(de)，須持有有關單位介紹信或相關證明，經本會秘書長(cháng)同意，履行借閱手續後方可(kě)借閱或借出；借閱者必須愛護檔案，不得在檔案上塗改、勾畫、圈點或做(zuò)其他各種标記；不得撕去(qù)檔案內(nèi)頁；借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、塗改、轉借，并負有保密的(de)完全責任；檔案使用人若需複印檔案資料的(de)，須經辦公室主任同意；并嚴格控制複印份數；外單位人員不予複印，确因工作需要應持單位相關證明，經秘書長(cháng)同意方可(kě)複印，并做(zuò)好登記。

檔案管理(lǐ)員每年(nián)對已到保密期限的(de)檔案資料進行複查，複查結果上報辦公室主任審核，将确認銷毀的(de)檔案資料登記在《檔案銷毀登記表》上，并組織銷毀，拟銷毀的(de)檔案資料在未批準前應單獨保管；嚴禁将需要銷毀的(de)檔案用作其他用途，嚴禁變賣；銷毀時應有兩人以上監銷，按照規定程序進行銷毀，銷毀後監銷人在銷毀登記表上簽字以示負責。